EMBISkjalastjórnun á þínum forsendum.
Einföld, opin og örugg.
Notendavænt kerfi sem veitir stofnunum forræði yfir eigin gögnum.
Nýtt mála- og skjalastjórnunarkerfi í þróun. Við leitum að stofnunum og samstarfsaðilum til að móta afmörkuð tilraunaverkefni.
EMBI einfaldar stjórnsýsluna með viðmóti sem auðvelt er að læra á og ánægjulegt að nota. Kerfið byggir á opnum stöðlum og tengir erindi, tölvupóst, minnisblöð og ákvarðanir á einum stað. Kjarni EMBI er opinn hugbúnaður og þið veljið sjálf hvar og hvernig kerfið er hýst og rekið.
EMBI / Prófunarumhverfi – Stjórnsýsla · Sýnigögn
Sjálfstæði í rekstri.
Fullt forræði yfir gögnum.
Gagnafullveldi
Hýsing á eigin innviðum eða rekstur hjá innlendum þjónustuaðila. Stofnunin velur rekstrarfyrirkomulagið og heldur forræði yfir eigin gögnum.
Opinn kjarni
Kjarni EMBI er opinn hugbúnaður með AGPL-3.0 leyfi. Kóðinn er aðgengilegur til skoðunar og endurskoðunar samkvæmt leyfinu. Það eykur gagnsæi og gerir óháða öryggisyfirferð mögulega.
Enginn birgjalás
Opin gagnasnið, skjalfest viðmót og útflutningsleiðir auðvelda flutning gagna milli kerfa. Stofnunin hefur frelsi til að velja þjónustuaðila og getur nýtt gögnin utan EMBI.
Varðveisla samofin vinnuferlinu
Skráning, flokkun eftir málalykli og undirbúningur vörsluútgáfu eru hluti af daglegri vinnslu. Þannig leggur kerfið grunn að langtímavarðveislu og undirbúningi lögboðinna skila.
GAGNAFULLVELDI OG TÆKNILEGT SJÁLFSTÆÐI
Stofnunin velur rekstur
og heldur forræði yfir gögnum.
Eigin innviðir eða íslenskur rekstraraðili
Hægt er að reka EMBI á eigin innviðum stofnunar eða hjá völdum hýsingar- og rekstraraðila á Íslandi. Við innleiðingu eru skilgreindar kröfur um lögsögu, aðgang að gögnum, afritun og vörslu lykla.
Íslensk hýsing er hluti af þeirri ákvörðun. Einnig þarf að meta eignarhald rekstraraðila, undirvinnsluaðila og tengingar við ytri þjónustur. Þessi atriði þarf að yfirfara við mat á mögulegum áhrifum erlendra laga, þar á meðal CLOUD Act. Staðsetning gagnavers ein og sér veitir ekki slíka tryggingu.
Opinn hugbúnaður sem hægt er að yfirfara
Kjarni EMBI er opinn hugbúnaður undir AGPL-3.0. Það gerir kleift að skoða kóðann, yfirfara öryggi hans og þróa hann áfram samkvæmt leyfinu. Stofnunin getur byggt upp eigin þekkingu eða fengið hæfan þjónustuaðila til reksturs og viðhalds. EMBISEC og Enterprise-viðbætur hafa sérstaka skilmála; umfang þeirra er afmarkað við samningsgerð.
Útgönguleið skilgreind frá upphafi
Stofnunin heldur forræði yfir gögnum sínum. Opin snið, skjalfest viðmót og útflutningur eiga að gera gögnin nothæf utan kerfisins. Við innleiðingu eru skilgreind þau skjöl, lýsigögn, tengsl og aðgerðasaga sem þurfa að fylgja við kerfisskipti. Flutningsleiðin er prófuð og samið um aðstoð og kostnað áður en til kerfisskipta kemur.
Markmiðið er að stofnunin geti valið þjónustuaðila án þess að tapa samhengi gagna. Heildarflutningur allra gagna og tengsla þarf að vera sannreyndur í hverri innleiðingu.
2026-FIR-0142 / KÆRUMÁL
Gögnin að baki
úrskurðinum.
Á Skrifstofu samgönguöryggis og leyfismála fer starfsmaður yfir kæru vegna ákvörðunar um vetrarþjónustu á fjallvegum. Hann metur fresti og kæruheimild, aflar tæknilegrar umsagnar og undirbýr úrskurð. Halla Sigurðardóttir, skjalastjóri, yfirfer skráningu og frágang málsins.
Fannfergis- og innviðaráðuneytið · Kæra vegna forgangsröðunar vetrarþjónustu og varnarmannvirkja
- 001 / INNKOMIÐ ERINDIKæra vegna ákvörðunar um vetrarþjónustu á fjallvegum
- 002 / MINNISBLAÐLögfræðilegt mat á frestum og kæruheimild
- 003 / UMSÖGNTæknileg greinargerð Vegagerðarinnar um færð og snjóflóðahættu
- 004 / VINNUSKJALDrög að úrskurði ráðuneytisins
- 005 / ÚTSENT BRÉFÚrskurður ráðuneytisins í kærumáli nr. 142/2026
Rétt gerð skjals
Drögin eru merkt sem vinnuskjal. Úrskurðurinn sem var sendur er skráður sérstaklega og tengdur þeim gögnum sem lágu til grundvallar honum. Starfsfólk sér hvaða gerð lá til grundvallar afgreiðslunni.
Ábyrgð og dagsetningar
Málsnúmer, ábyrgur starfsmaður, sendandi eða móttakandi og dagsetningar fylgja gögnunum. Dagsetning skjals er aðgreind frá móttöku, sendingu og skráningu.
Yfirferð skjalastjóra
Halla yfirfer skráningu, tengsl og varðveislu við lok máls. Staða draga er metin sérstaklega. Útsending úrskurðar felur ekki sjálfkrafa í sér að öll gögn séu tilbúin til langtímavarðveislu.
FIR, persónur og málsatvik eru tilbúin. Umsögnin í dæminu er ekki raunveruleg umsögn Vegagerðarinnar. Myndirnar sýna dæmi með sýnigögnum.
SKIPULAG OG VARÐVEISLA
Samhengi málsins
fylgir málasafninu.
Málalykill tengir málið við verkefni stofnunarinnar. Skjalavistunaráætlun nær yfir alla skjalaflokka. Við lok máls og skjalavörslutímabils þarf að yfirfara gildistíma, vörsluform og heimildir til varðveislu eða grisjunar.
YFIRFERÐ OG ÁBYRGÐ
Frágangur er hluti
af málsmeðferðinni.
Við yfirferð þarf að vera auðvelt að finna viðkomandi gögn og sjá hvað þarf að lagfæra. Í dæminu þarf Halla að yfirfara varðveislu draga og skráðar heimildir. Tæknilegar prófanir styðja faglegt mat hennar.
REGLUR OG VARÐVEISLA
Undirbúningur afhendingar
hefst við skráningu.
EMBI er þróað með hliðsjón af kröfum Þjóðskjalasafns Íslands. Reglur nr. 85/2018 fjalla um skráningu mála og málsgagna, nr. 572/2015 um málalykla og nr. 571/2015 um skjalavistunaráætlanir. Tilkynning, samþykkt og skil rafrænna gagnasafna falla undir reglur nr. 877/2020. Vörsluútgáfa þarf jafnframt að uppfylla reglur nr. 100/2014.
Markmiðið er að undirbúningur afhendingar hefjist við skráningu og fylgi vinnslu og frágangi gagnasafnsins. Þannig má draga úr síðbúinni endurgerð lýsigagna og tengsla þegar kemur að afhendingu til Þjóðskjalasafns Íslands.
EMBI tengir skráningu mála og málsgagna, flokkun eftir málalykli og skjalavörslutímabil við daglega vinnslu. Kerfið styður yfirferð skráningar og varðveislu og undirbúning afhendingar til opinbers skjalasafns.
Frá kærumáli að vörsluútgáfu.
Kærumálið fylgir áfram: skráð málsgögn, lýsigögn og tengsl þeirra verða hluti af afmörkuðum pakka. Skjalastjóri getur útbúið pakkann, sannprófað hann og sótt hann til yfirferðar.
Heimildir: Skráning mála og málsgagna ↗ · Málalykill ↗ · Skjalavistunaráætlun ↗ · Tilkynning gagnasafna ↗ · Afhending rafrænna gagna ↗
KYNNING OG SAMSTARF
Skoðum EMBI með ykkar
verkefni í huga.
Við kynnum EMBI út frá dæmigerðu máli í ykkar starfsemi og notum tilbúin gögn sem endurspegla dagleg verkefni. Með starfsfólki ykkar förum við yfir vinnslu málsins, aðgang að gögnum og varðveislu, ásamt valkostum um hýsingu og rekstur kerfisins.
RÆDDU VIÐ BJARNA
Bjarni Sv. Guðmundsson
Móholt ehf. · Reykjavík
EMBI er í þróun. Viðbætur geta haft sérstaka leyfisskilmála. Reglufylgni, rekstrarforsendur og nauðsynleg samþykki þarf að staðfesta fyrir hverja innleiðingu.